第一章 总则
第一条 为维护XXXX进出口有限公司（以下简称“公司”）印章刻制、保
管，以及使用的合法性、严肃性和安全性，从公司运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，以有效地维护公司利益，特制定本制度。
第二条 本制度所指印章包括公司印章（含中英文印章）、法定代表人印章、合
同专用章、财务印鉴专用章、董事会印章、监事会印章等具有法律效力的印章。
第三条 本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、
统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
第二章 印章的刻制和启用
第四条 印章的刻制由需刻印部门负责人根据工作需要提出雕刻印章的申请，报
公司董事长批准后，由综合管理部负责办理，原有印章应及时缴销。
第五条 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。印章启用事先须发启用通
知，注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。
第六条 未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制印章，擅自私刻印章或有意隐
瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。
第三章 印章的保管
第七条 公司印章、法定代表人印章、董事会印章、监事会印章由总经理办公室负责管理和使用；财务专用章由财务部负责管理和使用；合同专用章由公司各业务部负责管理和使用。
第八条 印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进办公桌或
保险柜内，妥善保管；第二天上班后，应检查印章所在办公桌或保险柜有无异样，
若发现意外情况应立即报告。
第九条 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由印章专管人
员直接上级代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。
第十条 印章专管员印章管理情况须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。
第十二条 因特殊原因需要停用印章的，由总经理决定并签字同意，由总经理办公室将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。
第十三条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准
权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印并报告领导处理。
第十四条 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。由此造成民事、
经济、法律纠纷和后果的，由其承担相应责任。
第十五条 公司印章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、董事会专用
章、监事会专用章、公司其他印章等，所用印的文件、资料、附件资料及印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存，年末经整理后交总经理办公室归档。印章签批单的保存时间另行规定。
第四章 印章的使用
第十六条 印章的审批程序：
（一）以公司名义发出的公文，由部门经理、综合管理部、分管领导审核并签署
意见，总经理或其授权代表批准后用印。
（二）公司发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件
的单位、数量用印。
（三）对外签署的合同或协议，由部门经理、法务人员审核，分管领导批准，重
大事项合同由总经理批准后在合同或协议上用印。
（四）公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司
印章的文本等，由部门经理审核，分管领导审定，董事长批准后在报表上用印。
（五）公司使用的存根类介绍信、便函开具，由办公室主任批准用印，业务专用授权委托书由分管领导批准用印，其他授权委托书由总经理批准后用印，开具时应按要求认真填写存根，严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权
委托书等文本上加盖印章。
（六）公司董事会用章由董事会秘书审核、董事长批准后用印。
（七）公司监事会用章由监事会主席批准后用印。
（八）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经综合管理部部长审批后，方可盖章。
（九）上述未规定事项的印章审批程序，由申请用章部门经理、分管领导审核、
董事长批准后用印。
第十七条 在总经理或其授权人出差期间，用印事项应经电话请示同意并在印章签批单上记录后，印章专管人方可用印，事后补签字。
第十八条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经
上述程序。公司“部门用章”不对外使用，由总经理授权部门负责人审批用印。
第十九条 印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将公司印章、财务专用章、
合同专用章、董事会专用章等带出使用的，应由董事长或总经理批准，对用章事项进行登记并在事后及时补办审批程序。
第二十条 用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件
的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。
第二十一条 介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖
印章。
第二十二条 对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及
其他需用公司各类印章的文本等，须在合缝处加盖印章。
第二十三条 公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下
班后停止使用公章。
第五章 法律责任
第二十三条 印章专管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司授权领
导报告。
第二十四条 任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定
的程序，不得擅自使用。
第二十五条 违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻
重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
第六章 附 则
第二十六条 公司子公司、分公司等印章的保管、使用，可参照本制度制定本单
位印章使用管理制度，并报公司备案。
第二十七条 本制度由办公室负责解释、补充。
第二十八条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效实施。
