问：
    您好！我们是一家从事外贸进出口的企业，与欧美许多国家的公司有业务关系。由于工作需要，我们公司在与外国公司拟订合同文本时经常会采用外国的语言文字，如英文、日文、德文等，在整个贸易流程中我司的业务员也经常会用外文与外方进行沟通。近日，我司与一家美国公司进行贸易时发生纠纷，协商未果，拟依据外贸合同中仲裁条款的约定，通过贵会向对方提起仲裁。
    在收集整理证据时，我们发现，合同约定的仲裁语言为中文，但我司与对方签订的合同和大部分往来邮件均用英文拟就，由于我司缺乏仲裁方面的经验，故向您请教，在申请仲裁时是否需要提交上述证据材料的中文译本？如果需要的话，贵会对翻译的具体形式是否有要求？对于其他国家的语言文字又如何处理？

    
 答：
    您好！您提的问题相当具有代表性。近年来，随着中国企业在涉外经济贸易业务等领域的不断开拓，中国企业对国际市场的适应性有了显著提升，已有越来越多的中国公司在与外国公司进行贸易或合作时能够熟练地使用外国语言文字，完成从开始磋商到交易结束的整个流程。但随之产生的问题是，当纠纷产生后，履行合同过程中形成的外文邮件、传真等文件往往是关系到争议焦点的重要证据，这些材料是否需要翻译成中文，则经常会成为当事人寻求通过法律途径解决争议时比较关心的问题。在诉讼案件中，法院根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十八条“……提交外文书证，必须附有中文译本”的规定，对于外文书证明确要求提交中文译本，但在仲裁案件中，《中华人民共和国仲裁法》未就仲裁中证据的形式作出具体规定，因而对证据的形式要求主要见诸各仲裁委员会的仲裁规则之中。关于仲裁中证据材料的翻译问题，以中国国际经济贸易仲裁委员会（以下简称“贸仲”）为例，《中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则》（以下简称《仲裁规则》）第六十七条第三款规定：“当事人提交的各种文书和证明材料，仲裁庭及/或仲裁委员会秘书局其分会秘书处认为必要时，可以要求当事人提供相应的中文译本或其他语言译本。”从上述规定看，“贸仲”只有在仲裁庭或秘书局/处认为有必要时，才会要求当事人提交证据的中文译本，即在通常情况下，“贸仲”秘书局/处并不对当事人提交的外文证据的中文译本作强制性的要求，因此，当事人在“贸仲”申请仲裁时并非一定要同时提交外文证据的中文译本。
    那如何理解《仲裁规则》前述规定中的“有必要时”呢？按照“贸仲”上海分会的通常做法，对于英文证据材料，由于“贸仲”受理的大部分案件本身就具有涉外因素，当事人作为证据提交的往来函件和其他文件以英文方式书写也很常见，这种情况下，当事人显然应理解该类英文证据的内容；而“贸仲”《国际（涉外）争议仲裁员名册》中的大部分仲裁员精通英文，对英文证据所要证明的内容也不存在理解上的障碍。在当事人及仲裁庭均能熟练掌握并理解英文，且当事人之间大量使用英文作为履行合同的交流语言时，再要求当事人提交英文证据的中文译本，显然增加了当事人的费用支出，也会对仲裁程序产生不必要的拖延，故“贸仲”上海分会在此类情况下不会要求当事人对英文证据进行翻译。当然，在当事人对一些英文证据的理解产生分歧，而仲裁庭无法判断该证据内容的真实意思时，仲裁庭可要求当事人提交该证据的中文译本。关于其他语种，如日文、德文等文字写就的证据材料，由于当事人、仲裁庭以及秘书局/处工作人员均理解该语种的可能性极小，故该类情况应属有必要进行翻译的情况，秘书局/处会要求当事人提供该类证据的中文译本。对于证据的翻译形式，“贸仲”没有作具体规定，但为了保证中文译本的准确性，建议当事人提交具有翻译资质的机构翻译的或者其他翻译准确的中文译本，由翻译机构盖章或者翻译人员签名。综上，结合贵司所述情况，贵司在申请仲裁时并不需要同时提交英文证据的中文译本，但对于其他国家文字书写的证据，建议贵司提前做好翻译准备，在立案时提交相关证据的中文译本。